全球 5 万人线上高效协作,字节跳动做对了什么

管理者对过程管理的不确定性将会增加。通常每个人都在办公室,他们非常了解彼此的状况。经理们也非常了解员工的情况,这是很难做到的。由于每个人的缺席,工作中会缺乏团队气氛和仪式感,长时间之后还会出现一些情绪问题。

像产品一样建立公司。

在他对网上办公的理解中,字节跳动认为除了协作工具和工作方法,企业文化也非常重要。如果一家公司的企业文化和管理理念与网上办公本身不相容,那么网上办公的效果就很难发挥,甚至会适得其反。

关于企业文化,这里有一个核心理念和两种不同的建立公司的方法。一个核心理念是“建立一个像产品一样的公司”字节跳动有很多产品,比如聊天工具、今日头条、西瓜、飞行书等等,但最核心的产品是字节跳动本身。

公司就像产品一样,有投入和产出。输入包括人员、信息、资金等。我们需要建立字节跳动文化,建立我们自己的工具,并建立相应的工作方法。最终产出是我们公司的业务、产品、服务和收入等。字节跳动在建立公司时有两个非常不同的想法,一个叫做控制,另一个叫做环境。

控制型公司的特点是控制力强。公司分为许多级别,有大量的流程、规则、批准、报告等。如果我们以此为类比,这家公司就像一台超级计算机,那么首席执行官就是核心节点。

相应地,名为Context的公司就像一个分布式网络。每个人都是网络中的一个节点。从节点位置的角度来看,没有所谓的中心节点,而从拓扑的角度来看,每个节点的位置是相同的。当然,每个人都有不同的节点。输入和输出信息不同,连接的数量也不同。然而,在其位置上没有所谓的边缘和中性差异。这与我们目前的远程办公状态非常一致。公司里的每个人都分布在不同的地方。这是典型的分布式状态。

Context公司也有一些典型的特性,这使得内部和外部信息的输入更容易。举一个非常实际的例子,字节跳动鼓励回国的同事每年春节期间做商业市场调查。

看看家庭成员、亲戚和朋友在使用什么样的产品。如果他们使用自己公司的产品,他们认为哪些是好的,哪些不够好,他们有什么建议?每年春节过后,成千上万的员工都会从全国甚至世界各地带来大量此类反馈报告,这些报告成为后续业务决策的重要参考。

所以对于这种分布式企业,它可以充分发挥集体智慧,同时可以更好地激发每个人的参与、创造力和责任感。此外,其决策和执行速度将更加灵活和快速。

这种分布式网络的另一个优点是可以复制和扩展。在公司规模从几万人扩大到几万人的过程中,公司可以在不太影响公司内部效率的情况下继续以良好的状态扩张。如果是控制公司,其内部组织将变得越来越复杂,内部效率将随着人员和规模的增加而降低。

这里有一些字节跳动特有的文化和管理理念。首先是让每个人都获得尽可能多的信息,让内部信息尽可能透明,这也是一个符合上下文的基本概念。

例如,在字节跳动,每两个月就会有一个面向所有员工的首席执行官。首席执行官将分享公司业务的进展、面临的问题、取得的成就,一个关键的环节是首席执行官将直接拿出过去两个月的OKR并逐一打分(OKR是内部公司管理和调整其目标的方法和相应工具)。与此同时,他还将出版他的《OKR》,供大家在下期双月刊中看到。与此同时,所有业务和部门也将在内部调整自己的okr,以便通过这些措施实现内部信息的透明度。

另一个措施是尽可能减少内部规定和审批,例如,在浙西审批项目,如公司内部的商务旅行和出租车,每个人都可以直接在公司平台上预订。在内部组织建设方面,我们应该尽可能降低层次,不要用某某老师这样的头衔来鼓励人们直呼其名。

使用工具增强公司的战斗力

实践上述管理理念。除了依赖公司的文化,工具也非常重要。

首先,音频和视频会议。我们将每周一次的会议或早上的会议作为一个小仪式来开始我们的日常工作。如果没有特殊原因,我们基本上鼓励每个人在内部会议期间打开摄像机,这样每个人都可以有一种面对面的感觉。通过这样的仪式过程,员工可以尽快进入工作状态。

并不意味着视频会议仅在流行病期间用于远程通信。音频和视频会议在字节跳动的日常办公中也发挥着作用。这里有两个小例子。例如,字节跳动的招聘使用了大量的音频和视频。即使面试官和求职者在同一个城市,他们也会使用很多远程面试。离线面试既麻烦又昂贵,而且在字节跳动面试的通过率也不是特别高。对于大多数求职者和面试者来说,面对面的交流纯粹是一种成本。因此,字节跳动的大多数采访都是远程进行的。当然,对于通过面试并即将收到录用通知的候选人,我们通常会在底线下安排另一次沟通。毕竟,有些信息如果不是面对面交流就很难获取。

此外,公司的日常内部会议将通过音频和视频远程访问,尽管有时每个人都在办公楼里,甚至在楼上和楼下。

第二个工具是共享日历。它的优点是每个人都有自己的日历。我们也可以创建一些公共日历。

在通用日历工具上,我们可以查看所有同事的时间状态。您可以设置共享日历的权限。如果你披露了自己的状态信息,比如出差、休假或其他个人事务,其他人会知道你目前正处于忙碌状态,并且能够为需要与你相交的工作做出合理的安排。

公共日历,如公司团体安排、假期安排、CEO面对面会议,以及一些对所有人开放的讲座或活动,我们将在公共日发布。如果你所在的公司涉及跨境业务,你可以选择显示多个时区,以及对方在工作时间是否一目了然。

例如,对于团队,销售团队有自己的客户拜访安排。通过设置一个特殊的公共日历,每个人都可以一起编辑它,并把他们自己的资源放在上面,这样经理就可以清楚地了解团队成员的活动。

在线协作文档目前在中国很少使用。大多数公司仍然使用传统的本地文档,如Word和Excel。例如,在当前疫情期间,人力资源需要收集公司员工的健康状况。最初的方法是将模板发送给每个人。在每个人都填写好模板后,人力资源部会检索一堆文件,并逐一下载和汇总。整个过程费时费力,效率极低。

如果您使用在线云文档,过程将变得非常简单。您只需要创建一个通用的在线文档或表单,然后将该表单发送到公司的所有员工所在的组或小组,这样每个人都可以在该在线人工文档中对其进行编辑,并且可以方便地收集信息。

事实上,在线文档还有其他好处。它不受设备的限制。你可以随时随地工作。你可以使用电脑、手机或iPad。文件在网上。您只能用一个浏览器进行编辑和书写。

基于云的在线文档也有非常灵活的权限设置,例如公司内部的文档在公司外部不可见,或者对团队可见。谁可以浏览,谁可以编辑,谁可以分享,这些都可以灵活分配。您可以直接转到文档中的

同事,然后同事会收到通知并打开它进行协作编辑。此外,一些小插件可以插入到文档中,如投票、群组名片、视频等。这些都是飞行书的一些创新功能。

舒菲在疫情期间还开发了一项名为“网上办公”的功能,这是一个轻量级的在线空间,允许人们长时间在线。

不像音频和视频会议,它们有明确的主题和固定的时间,网上办公室被设计来模拟我们真实办公室的场景,满足那些需要不时交流的人们的需求,但大多数时候他们实际上是在做他们自己的工作。

例如,在这样的场景中,每个人一起写一个文档,或者在头脑风暴的时候,他们需要分开工作来寻找信息,但是在中间他们可能会想出某个点来随时和同事讨论,在线办公室可以满足这样的需求。

远程办公经常需要开会。我们如何才能做得更好、更有效率、结果更好?事实上,我们在这个过程中也借鉴了其他优秀公司的做法,然后我们不断地将自己的产品与自己的经验相结合来优化迭代,最终形成了这样一个有趣的飞读会议的会议模式。

在决定召开会议之前,会议组织者可以通过群组日历或订阅所有参与者的日历找到共同时间。然后在会议之前,会议的发起者或主要组织者将被要求在会议之前写一份更详细的会议文件。

本文件包括会议的主要目标、具体议题和一些相关材料。发起方需要提前将其发送到该组。在正式会议开始时,我们会静静地阅读文件。在阅读文章的过程中,任何对会议主题有想法的人都可以在网上发表评论或留言。在评论过程中,会议的组织者可以看到每个人的评论,简单的问题可以在评论下回答,其他与会者可以根据评论进一步讨论,甚至寻求外部帮助。

在每个人的评论结束后,每个人都需要点击文档的底部来显示阅读已经完成。此时,会议的组织者将组织每个人从头到尾再一次浏览会议的主题。任何意见或有争议的话题将主要解决。

会后得出的结论和下一步要做的事情将在文件中清楚地列出。待办事项需要分配给相关人员并设定截止日期,以便在下次会议开始时检查完成情况。会议在这里被认为是完全结束了。

效率的提高还需要方法

与传统的会议模式相比,飞行阅读有很多优点,最明显的是对会议的准备非常充分。许多会议都没有结果。原因是会议的发起人和组织者没有清楚地考虑会议的目的。他们只是觉得这件事需要我们大家来讨论。他们把每个人都带到了会议上。聊天时,每个人都很容易产生分歧。最后,他们无法得出有效的结论或采取有效的后续措施。

另一个优点是会议的效率远远高于传统的会议模式。与听和说相比,阅读文件是一种更快的接受信息的方式。正常人的语速可能是每分钟200字左右,而阅读单词的平均速度可以达到每分钟300-500字。有一个区别,即我们的信息发送和接收之间的区别。当接收信息的带宽高于发送者输出的带宽时,很容易走神和注意力不集中,这往往会导致一些重要信息的丢失。

此外,飞行阅读会议也将提高讨论和互动的效率。传统的讨论有一个顺序,基于在线文档的评论和回复方式允许每个人同时输出。这种会议模式可以鼓励大家更好地参与会议。

如果你长时间以这种方式参加会议,会议整个生命周期中的重要信息和内容都会沉淀下来。会议结束后,您可以通过查看记录的文档在很大程度上恢复会议内容。

我们团队公司用于目标管理和协调的工具叫做OKR。OKR在每家公司的落地过程中都扮演着一个连接角色,从顶层的愿景和使命到底层的每日和每周项目和任务。

使命和愿景是一年甚至几十个等级。项目和任务为日或周级别,而目标和关键结果可能为月或季度级别,而字节跳动则为双月级别。在每个双月的最后,我们将回顾双月的OKR并打分。同时,我们将制定下一个双月的OKR。公式化完成后,我们将它与我们的团队、我们的下属和我们的合作者对齐,根据情况的变化进行调整,然后再次完成评分,形成一个完整的循环。

每个人的OKR在字节跳动都是公开可见的,包括首席执行官。每个人都可以查看首席执行官的OKR。你需要知道某人最近在做什么,他工作的主要内容是什么?每个人都可以检查他的OKR。

OKR和KPI有什么区别?关键绩效指标实际上是一些固定和孤立的分散目标。例如,每个员工可能需要设置几个关键绩效指标以及每个关键绩效指标所占的权重。最终结果是直接确定奖金的数额。OKR实际上是一个灵活而完整的目标。例如,项目应该在两个月内完全改进。这是一个总体结果。当目标下的几个具体关键结果实现时,总体目标也就实现了。

KPI是一个强制性的结果,它与员工的绩效和奖金直接相关。OKR是一个相对灵活的结果。这与你的表现没有直接关系。OKR的这些关键目标和实际结果与你的实际产出相关联。

关键绩效指标通常可以逐层分解。OKR不一定要求下属与上级保持一致。你也可以与同事甚至跨部门的同事合作。对于你需要合作的每个项目和工作,我们认为理论上应该有一个项目负责人。项目负责人不一定是所有项目成员的上级。他可能是任何人。只要你是这个项目的所有者,其他人就应该和你保持一致。

所以这不是一种层层分解的关系。事实上,这与公司的文化有关。如果你的公司是一个层级结构,关键绩效指标可能更合适。OKR更适合这种创造性的工作。OKR更适合鼓励员工自己开车。关键绩效指标相对适用于可以用标准化工作的数字来衡量的工作。采用被动激励的员工可以通过关键绩效指标得到更好的管理。

最后,我想做一个简短的总结。在疫情期间,我会去远程协作,给每个人一个工具和五个小提示。

以上是“战争流行病”专题一期共享的内容。活动的最新阶段将于2月14日星期五14:00开始。欢迎注册观看游戏官方微信号的直播。回到搜狐看更多